Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir ein Konzept zur strukturierten, zielgerichteten Abwicklung des gesamten Ausschreibungsprozesses. Wir setzen entsprechende Meilensteine, organisieren die einzelnen Schritte in Abstimmung und begleiten Sie jeweils bei der Vorbereitung und Umsetzung.

Auf Wunsch übernehmen wir die Vorbereitung und ggf. Moderation von Workshops und Meetings, z.B. zur Erarbeitung von Anforderungen mit Fachabteilungen oder zur allgemeinen Projektkoordination- und Steuerung. Sämtliche Ergebnisse werden dokumentiert und allen Beteiligten zugänglich gemacht.

Auch bei der Umsetzung des Projekts begleiten wir Sie bei Bedarf in Meetings, z.B. zu Abnahmen, bieten Ihnen fachliche sowie organisatorische Unterstützung.

Wir unterstützen Sie dabei, die Anforderungen für Ihr Projekt möglichst vollständig und genau zu erheben. Ziel ist es, einen Anforderungskatalog zu erarbeiten, der den an der Ausschreibung beteiligten Anbietern eine detaillierte Abschätzung der Aufwände/Kosten ermöglicht und idealerweise direkt für die Umsetzung, z.B. in Form von Epics / Tasks, herangezogen werden kann. 

Die grundlegende Erarbeitung erfolgt, abhängig von Ihren Vorleistungen und dem Projektumfang, in Meetings, z.B. in Workshops, die sich einzelnen Themen widmen. Anschließend formulieren wir die Anforderungen konkret aus und stimmen diese iterativ mit Ihnen ab.

Bei allen eingebrachten Anforderungen beraten wir Sie umfassend, z.B. im Hinblick auf Machbarkeit und Kosten, ggf. vorhandene Alternativen und Best Practices.

Je nachdem, wie Sie Ihr Projekt angehen bzw. aufteilen möchten, kann es sinnvoll sein, bereits in der Ausschreibung konkrete Vorgaben zu Design/UI in Form von Konzepten zu machen. Liegt ein vollständig ausgearbeitetes Designkonzept mit allen wesentlichen Ansichten und UI-Komponenten vor, kann der beauftragte Dienstleiser sich vorrangig auf die technische Umsetzung konzentrieren. Alle Beteiligten haben vorab ein klares Bild, wie das spätere Ergebnis ausgestaltet sein soll. Kosten können auf dieser Basis einfacher veranschlagt und die Umsetzung in der Regel beschleunigt werden. 

Wir entwickeln Designkonzepte und -systeme, die nicht nur gut aussehen, sondern Inhalte klar strukturieren und Anwender:innen sinnvoll unterstützen. Aspekte wie Barrierefreiheit, Nutzerfreundlichkeit und Performance werden durchgehend einbezogen. Als erfahrene Digitalagentur, die selbst regelmäßig für die technische Umsetzung verantwortlich zeichnet, bereiten wir die Konzepte so auf, dass diese optimal vorbereitet sind.

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir Bewertungskriterien und -metriken, um die Vergabe an einen geeigneten Anbieter für die individuellen Anforderungen Ihres Projekts zu sicherzustellen. Hierbei können wir auf Erfahrungen aus anderen Verfahren zurückgreifen und helfen Ihnen, durchgehende Transparenz für alle Beteiligten und Objektivität in der Bewertung zu gewährleisten.

Bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen und Preisblättern unterstützen wir Sie auf vielfältige Weise: Sei es durch die Bereitstellung von Vorlagen, die kritische Prüfung von Unterlagen mit externen Blick oder die gemeinsame Ausarbeitung und Verfeinerung von Dokumenten.

Mit der Expertise aus zahlreichen Webprojekten und der beidseitig vorhandenen Perspektive beraten wir Sie zur inhaltlichen Ausgestaltung von Vertragskonditionen, z.B. im Hinblick auf die Abgrenzung von Leistungen und zur praktikablen Gestaltung von Zahlungs- und Abnahmemodalitäten.

Im Rahmen der Ausschreibung eingereichte Unterlagen, wie Referenzen, Konzepte und Angebote prüfen wir sowohl allgemein als auch fachlich auf Plausibilität, Vollständigkeit und Korrektheit. Weiterhin unterstützen Sie bei der objektiven Einstufung entsprechend der definierten Bewertungskriterien. Bei aufkommenden Fragen oder Unklarheiten geben Ihnen Einschätzungen und beraten Sie zu möglichen Vorgehensweisen.

Sind in Ihrem Ausschreibungsprozess Verhandlungsgespräche, Pitches oder Fachgespräche vorgesehen, unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung und Durchführung. Auf Wunsch übernehmen wir die komplette Abwicklung inklusive Moderation bis hin zur Protokollierung der Ergebnisse und Nachbearbeitung.

Während des gesamten Verfahrens unterstützen wir Sie bei der Einordnung und Verifizierung von Anbieteraussagen, z.B. im Hinblick auf die Belastbarkeit von Kostenschätzungen oder fachliche Aussagen zur Machbarkeit von Anforderungen etc.

Die Durchführung von Abnahmen - sei es kontinuierlich in der Rolle als Product Owner oder ggf. in gebündelten Abnahmephasen - nimmt oft erhebliche Kapazitäten in Anspruch. Für den Projekterfolgt spielen konsequente Abnahmeprozesse jedoch eine bedeutende Rolle. Wir unterstützen Sie, z.B. durch die fachliche Prüfung von zur Abnahme eingereichten Features.

Zur allgemeinen Qualitätssicherung und mit Blick auf geschäftskritische Funktionen führen wir auf Wunsch Code-Reviews durch. Dies ermöglicht Ihnen eine Einschätzung der Codequalität und ggf. ein frühzeitiges Gegensteuern.