Prozesse optimieren – von A bis Z digitalisiert

Die Herausforderung: Prozessvielfalt und Datenfragmentierung

Viele Unternehmen nutzen komplexe interne Abläufe. Ohne ein zentrales System sind diese Prozesse oft an diversen Stellen dokumentiert und implementiert, der Einsatz teurer Drittanbieter-Software kann notwendig werden und manueller Datentransfer raubt wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.

Diese Fragmentierung eliminierten wir durch ein einziges, skalierbares TYPO3-System. Das Intranet musste nicht nur unsere aktuelle Arbeitsweise abbilden, sondern auch zukunftssichere Erweiterungen zulassen. Die Lösung musste intuitiv bedienbar sein und gleichzeitig eine tiefgreifende Anpassbarkeit garantieren.

Modulare Kernfunktionen

Zentrales Merkmal des Intranets ist die Modularität. Jedes Feature ist ein eigenständiges Modul, das sich nahtlos mit allen anderen Datenpunkten verbindet. So entsteht ein kohärentes Arbeitsökosystem.

Kunden- und Projektmanagement

In der Verwaltung unserer Auftraggeber können wir umfassende Kundendaten anlegen sowie Ansprechpersonen auf Kunden- oder Projektebene pflegen.

Die Projekte selbst lassen sich nach Typ (Extern, Intern oder reine Wartung) unterscheiden. Ein Projekt bindet die jeweiligen Kundendaten, alle relevanten Ansprechpartner und insbesondere eine detaillierte Aufschlüsselung der geleisteten Arbeitszeiten.

Arbeitspakete ermöglichen die präzise Steuerung der Abrechnung. Diese Pakete unterteilen große Aufgaben thematisch. Mitarbeitende können ihre Stunden direkt einem solchen Paket zuordnen. Auf Basis dieser Zuordnung wird nicht nur ein detaillierter Zeitverlauf sichtbar, sondern auch der Verbrauch des Projektbudgets.

Zeiterfassung und Abrechnung

Zentral für die Mitarbeitenden ist die Erfassung und Abrechnung ihrer geleisteten Zeiten. Sie ordnen ihre Stunden über eine benutzerfreundliche Eingabemaske einem Projekt und einem Arbeitspaket zu. Über ein zentrales Dashboard sehen die Mitarbeitenden sofort ihre Sollstunden, ihre geleisteten Überstunden sowie den Überblick über verbleibende Urlaubstage – alles auf einen Blick. Eine Jahresübersicht bildet das gesamte Stundenkonto ab.

Für die Abrechnung gibt es ein entscheidendes Feature: Der von Mitarbeitenden eingegebene Text zur Tätigkeit kann für die Rechnungsstellung angepasst werden. Dies garantiert eine konsistente und professionelle Dokumentation in jeder Rechnung. Darüber hinaus bietet das System Granularität bei der Verrechnung: Ob die geleistete Zeit vollständig, nur anteilig oder gar nicht abgerechnet wird kann individuell festgelegt werden.

Hosting und Organisation

Auch die technische Infrastruktur wird zentral verwaltet. Im Modul „Hosting“ können alle aktiven Server unserer Kundenprojekte gepflegt werden. Durch ein umfassendes Filtersystem lässt sich schnell ein Überblick gewinnen, was zu einer extrem hohen Betriebssicherheit beiträgt.

Angebotserstellung

Das Modul „Angebote“ ermöglicht die Erzeugung professioneller PDF-Angebote basierend auf vordefinierten, anpassbaren Textbausteinen. Die Flexibilität des Moduls zeigt sich in umfassenden, spezifischen Features: Beispielsweise können Pakete mit verschiedenen Positionen angelegt oder spezifische Formate wie Bestellformulare an- oder abgewählt werden. So wird vom ersten Gespräch bis zur Beauftragung ein durchgängig dokumentierter Prozess gewährleistet. Auf teure Drittanbieter-Software kann so zukünftig verzichtet werden.

Flexibel und anpassbar

Was das Intranet über die reine Funktionsvielfalt hinaus auszeichnet, ist seine Flexibilität in den Detailbereichen:

• Komplexe Suche: Wir setzen auf eine Suchfunktion mit umfassenden Filterungsmöglichkeiten. Die Suche in Select-Boxen ist ein individuell zuschaltbares Feature.
• Benutzerzentriertes Arbeiten: Im persönlichen Kontobereich können Mitarbeitende ihre Personaldaten einsehen und zudem individuelle Präferenzen einstellen (z.B. Dark Mode, spezielle Tabellenansichten). Die Bedienung wird dadurch maximal optimiert und personalisiert.
• Zusätzliche Tools: Interne Tools wie Cloud-Dienste oder Meeting-Software können in einem Dropdown-Menü verlinkt werden. Außerdem gibt es einen praktischen Passwortgenerator, der sichere Passwörter erzeugt und die Einhaltung von Security Policies erleichtert.
• Sicherheit & Governance: Ein feingranulares Rechtevergabe-System stellt sicher, dass Mitarbeitende nur Zugriff auf die Daten erhalten, die für ihre jeweilige Funktion notwendig sind. Vertraulichkeit und Datenschutz werden damit gewährleistet.

Alle Anforderungen in einem System

Das Projekt ist ein Beweis dafür, dass mit TYPO3 und dem entsprechenden Know-How jede Art von Business-Anforderung strukturiert erfasst und umgesetzt werden kann. Wir haben nicht einfach eine Zeiterfassung oder ein Projektmanagement installiert – wir haben ein zusammenhängendes System entwickelt, das die gesamten Prozesse unserer Agentur digitalisiert, beschleunigt und transparenter macht.

Für Sie als Kunden bedeutet das: Sie erhalten bei uns kein Standardprodukt, sondern ein digitales System, das genau an Ihre einzigartige Arbeitsweise anpasst ist. Wir übernehmen nicht nur die technische Umsetzung; wir sorgen für eine effiziente Struktur, die Ihr Unternehmen von heute auf morgen in die nächste Stufe des Wachstums führt.